Finances et Achats

Le département
Le département Finances et Achats est rattaché à la Holding, tout comme le Secrétariat général, l'Informatique ainsi que la Communication et les relations publiques. Il comporte plusieurs services et il collabore, conseille et soutient tous les autres départements de l'entreprise.

Les finances et les achats, c'est quoi?

Les Finances ont pour mission première d'assurer le pilotage financier du groupe en établissant les comptes, les budgets, les offres à l'attention des commanditaires, les plans d'investissement, de financement et de trésorerie. Les Achats et la Logistique ont quant à eux la mission d'assumer et de couvrir l'intégralité de la chaîne d'approvisionnement du fournisseur au client.

L'équipe du département Finances et Achats

Le département Finances et Achats est composé de 26 collaborateurs. Le département est structuré en quatre secteurs principaux : le Contrôle de gestion, le Controlling des projets, la Gestion financière ainsi que les Achats et la Logistique.
 
Responsable de département
Membre de la Direction et Directeur général adjoint du groupe, le Responsable du département Finances et Achats a également le rôle de directeur financier. Il assume la responsabilité suprême de la gestion financière de l'entreprise. Il est également le responsable de l'établissement de la stratégie de Supply Chain et de tous les processus s'y référant.
Assistants du Responsable de département
Deux Assistants appuient le Responsable de département. L'un d'eux a pour missions de fixer les rendez-vous selon les demandes internes et externes, de s'occuper des tâches de correspondance et de collaborer avec le Secrétariat de direction. Il gère l'agenda du Responsable, la mise en place des suppléances ainsi que les appels téléphoniques. Il participe au bon fonctionnement du département en administrant la plateforme Alfresco. Ses tâches quotidiennes comprennent : la planification des séances, les prises de notes, l'organisation de divers événements, l'inscription des collaborateurs aux cours et séminaires, le suivi du planning vacances, la mise à jour du registre des archives, etc.
 
Le second Assistant appuie le Responsable en effectuant diverses analyses financières. Il participe aux montages financiers des sociétés du groupe et est impliqué dans de multiples projets au sein de l'entreprise. De plus, il met en place différents outils de suivi financier pour des dossiers spécifiques et effectue des Business plan. L'Assistant construit également le plan de liquidités des sociétés à l'intention du directeur financier. Il prépare le reporting financier mensuel, présenté lors des séances de direction et est amené à représenter le Chief Financial Officer (CFO) sur certains dossiers.
Contrôle de gestion
Le Contrôle de gestion est une fonction support destinée surtout à fournir un tableau de bord à la Direction afin que celle-ci mesure les impacts et puisse prendre des décisions. Il assure également, par le biais des bouclements mensuels, le respect du concept analytique, à savoir répartir l'ensemble des coûts sur les différents produits. Il établit aussi les Offres pour les commanditaires (Confédération, cantons et Agglos) afin d'obtenir les indemnités nécessaires permettant d'exercer les activités de l'entreprise. Le budget annuel et le forecast aident à positionner la société en adéquation avec les montants reçus lors des Offres.
Gestion financière
La Gestion financière permet de fournir, de manière continue et en temps réel, un état de la situation financière de l'entreprise. La comptabilité est une notion large qui s'étend de la réception des pièces comptables (factures fournisseurs, factures débiteurs, relevés bancaires, fiches d'activations, etc.) et leur traitement jusqu'à la production des états financiers de l'entreprise (rapport annuel de gestion). La Gestion financière boucle les comptes mensuellement pour chaque société du groupe et établit des situations (bilans et comptes de résultat) qui sont des instruments de gestion et des outils d'aide à la décision pour la Direction.
Controlling des projets
Le Controlling des projets pilote et établit le budget d'investissement à moyen et à long terme. En outre, il veille à ce que les procédures de validation soient effectuées pour les nouveaux projets ainsi que pour les dépassements budgétaires. Il accompagne également les Chefs de projet dans la mise à jour de leur budget ou en répondant à leurs questions relatives aux finances.
Achats et Logistique
Le service Achats et Logistique est organisé en mode Supply Chain et a comme objectif de créer une dynamique de collaboration entre les différents métiers de l'entreprise et les fournisseurs à l'externe. Il est composé de deux secteurs : les Achats stratégiques (AS) et les Achats opérationnels (AO) & la Logistique (LOG). En tant que fonction de support au niveau de la Holding, le but de ces deux secteurs est de satisfaire un besoin émis par les différents clients internes. L'AS et l'AO veillent à approvisionner du matériel via les fournisseurs externes alors qu'en bout de chaîne, la Logistique met à disposition ce même matériel pour que les clients internes puissent effectuer leurs tâches. L'objectif du service peut être résumé par la fameuse règle des 6B : le bon article, au bon moment, à la bonne quantité, de bonne qualité, au bon endroit et au bon prix.
 
  • Achats stratégiques (AS) : acteur tactique de la Supply Chain, l'AS a comme tâche première de traiter, via les processus courants d'achat, les nouveaux besoins exprimés par les différents métiers. La thématique d'approvisionnement des projets en respectant l'aspect des marchés publics estégalement coordonnée par l'AS. En outre, le management des fournisseurs, l'établissement et le suivi des KPI et l'amélioration continue viennent agrémenter le cahier des charges du secteur.
     
  • Achats opérationnels (AO) et Logistique (LOG) : maillon essentiel de la Supply Chain, les Achats opérationnels ont comme mission première de garantir le réapprovisionnement des différents magasins TPF en saisissant les différentes commandes qui sont ensuite transmises aux fournisseurs. En outre, l'AO prend également contact avec les fournisseurs pour des problématiques de prix, confirmations manquantes ou autres retards de livraison. L'AO travaille en étroite collaboration avec la Logistique.

    La Logistique pilote l'ensemble des flux de marchandises au sein des différents magasins des TPF mais également parfois en externe sur des chantiers. Des opérations telles que les entrées marchandises, contrôles marchandises, mises en stock, mises à disposition pour les clients internes et autres inventaires font partie du cahier des charges du secteur. Elle fait partie intégrante de la structure de Supply Chain que les TPF ont adopté et sert de lien entre les différents métiers et les secteurs administratifs.


 Les Finances et les Achats au sein des TPF