Finanzen und Einkauf

Die Abteilung
Die Abteilung Finanzen und Einkauf ist der Holding untergeordnet, ebenso wie das Generalsekretariat, die IT-Abteilung und die Kommunikationsund PR-Abteilung. Sie umfasst
mehrere Unternehmensbereiche und arbeitet in beratender und unterstützender Funktion mit allen anderen Abteilungen des Unternehmens zusammen.

Welche Aufgaben hat die Abteilung Finanzen und Einkauf ?

Die Hauptaufgabe des Unternehmensbereichs Finanzen besteht darin, mit der Erstellung der Jahresrechnung, Budgets, Angebote für Kommanditäre, Investitions-, Finanzierungsund Liquiditätspläne das Finanzmanagement der Gruppe sicherzustellen. Der Einkauf und die Logistik sind ihrerseits für die Verwaltung und Deckung der gesamten Versorgungskette vom Lieferanten bis zum Kunden zuständig.

Das Team der Abteilung Finanzen und Einkauf

Die Abteilung Finanzen und Einkauf besteht aus 26 Mitarbeitenden. Die Abteilung ist in vier Hauptbereiche gegliedert : Controlling, Projektcontrolling, Finanzmanagement und Einkauf und Logistik.
 
Abteilungsleiter
Als Mitglied der Geschäftsleitung und stellvertretender Geschäftsleiter des Konzerns fungiert der Leiter der Abteilung Finanzen und Einkauf auch als Finanzleiter. Er hat die höchste Verantwortung für die finanzielle Führung des Unternehmens inne. Weiter ist er für die Festlegung der Supply Chain-Strategie und aller damit verbundenen Prozesse verantwortlich.
Assistenten des Abteilungsleiters
Der Abteilungsleiter wird von zwei Assistenten unterstützt. Einer von ihnen ist für die Terminvergabe entsprechend internen und externen Anforderungen, die Abwicklung von Korrespondenzaufgaben und die Zusammenarbeit mit dem Sekretariat der Geschäftsleitung verantwortlich. Er kümmert sich um den Terminplan des Abteilungsleiters, die Vertretungsplanung und die Telefonate. Er trägt durch die Verwaltung der Alfresco-Plattform zum reibungslosen Ablauf der Abteilung bei. Seine täglichen Aufgaben umfassen : Sitzungsplanung, Notizen, Organisation verschiedener Veranstaltungen, Anmeldung der Mitarbeitenden für Kurse und Seminare, Kontrolle der Urlaubsplanung, Aktualisierung des Archivregisters, etc.
 
Der zweite Assistent unterstützt den Abteilungsleiter bei der Durchführung verschiedener Finanzanalysen. Er beteiligt sich an der Ausarbeitung von Finanzierungspaketen der Konzerngesellschaften sowie an zahlreichen Projekten innerhalb des Unternehmens. Darüber hinaus implementiert er verschiedene Tools zur Finanzüberwachung bestimmter Projekte und führt Businesspläne durch. Der Assistent erstellt zudem den Liquiditätsplan der Unternehmen für den Finanzleiter. Er bereitet die monatliche Finanzberichterstattung vor, die in den Sitzungen der Geschäftsleitung vorgestellt wird, und vertritt den Chief Financial Officer (CFO) in bestimmten Angelegenheiten.
Controlling
Das Controlling ist eine Support-Funktion, die dem Management in erster Linie Instrumente zur Verfügung stellt, damit dieses Auswirkungen messen und Entscheidungen treffen kann. Mit Hilfe der Monatsabschlüsse wird sichergestellt, dass das analytische Konzept, d. h. die Verteilung aller Kosten auf die verschiedenen Produkte, eingehalten wird. Der Unternehmensbereich erstellt ausserdem Angebote für Kommanditäre (Bund, Kantone und Agglomerationen), um die für die Ausübung der Tätigkeit des Unternehmens erforderlichen Entschädigungen zu erhalten. Das Jahresbudget und die Prognose helfen, das Unternehmen in Übereinstimmung mit den bei den Angeboten erhaltenen Beträgen zu positionieren.
Finanzmanagement
Das Finanzmanagement ermöglicht einen kontinuierlichen Überblick in Echtzeit über die finanzielle Situation des Unternehmens. Die Buchhaltung ist ein weitreichendes Feld, das sich vom Erhalt der Buchhaltungsunterlagen (Lieferantenrechnungen, Debitorenrechnungen, Kontoauszüge, Aktivierungsformulare usw.) über deren Verarbeitung bis hin zur Erstellung des Jahresabschlusses (jährlicher Geschäftsbericht) erstreckt. Das Finanzmanagement schliesst jeden Monat die Buchhaltung für die einzelnen Konzerngesellschaften ab und erstellt Analysen (Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen), die für das Management nützliche Verwaltungsinstrumente und Entscheidungshilfen darstellen.
Projektcontrolling
Das Projektcontrolling steuert und bestimmt das mittel- und langfristige Investitionsbudget. Darüber hinaus stellt es sicher, dass die Validierungsverfahren sowohl für neue Projekte als auch für Budgetüberschreitungen durchgeführt werden. Es unterstützt weiter die Projektmanager bei der Aktualisierung ihrer Budgets oder bei der Beantwortung finanzieller Fragen.
Einkauf und Logistik
Die Einkaufs- und Logistikabteilung wird im Supply Chain-Modus organisiert und bezweckt zwischen den verschiedenen Berufen des Unternehmens und den externen Anbietern eine Dynamik der Zusammenarbeit zu schaffen. Sie gliedert sich in zwei Bereiche : der strategische (SE) einerseits und der operationelle Einkauf (OE) und die Logistik (LOG) andererseits. Auf Ebene der Holding nimmt die Abteilung eine Supportfunktion ein und dient dazu, den von den verschiedenen internen Kunden geäusserten Bedarf zu decken. SE und OE kümmern sich um die Materialversorgung über externe Anbieter, während LOG am anderen Ende der Versorgungskette dieses Material den internen Kunden zur Ausübung ihrer Aufgaben zur Verfügung stellt. Der Auftrag der Abteilung kann mit der berühmten « Sechs-R-Regel » zusammengefasst werden : das richtige Produkt ; zur richtigen Zeit ; am richtigen Ort ; in der richtigen Menge ; in der richtigen Qualität und zu den richtigen Kosten.
 
  • Strategischer Einkauf (SE) : als taktischer Akteur in der Supply Chain besteht die Hauptaufgabe des SE darin, anhand der laufenden Einkaufsprozesse den jeweils neuen Bedarf der verschiedenen Geschäftsfelder zu decken. Die Beschaffung für Projekte im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen wird ebenfalls vom SE koordiniert. Darüber hinaus gehören auch das Lieferantenmanagement, die Festlegung und Überwachung von KPIs und die kontinuierliche Verbesserung zu den Aufgaben dieses Bereichs.
     
  • Operationneller Einkauf (OE) und Logistik (LOG) : als wesentliches Glied in der Lieferkette ist es die Hauptaufgabe des Operationneller Einkaufs, die Bestände in den verschiedenen TPF-Filialen zu gewährleisten, indem er die verschiedenen Bestellungen im System erfasst, die daraufhin an die Lieferanten übermittelt werden. Darüber hinaus kontaktiert der OE die Lieferanten auch, um Informationen über Preisfragen, fehlende Bestätigungen oder Lieferverzögerungen zu erhalten. Der OE arbeitet eng mit der Logistikabteilung zusammen.

    Die Logistik steuert sämtliche Warenströme innerhalb der verschiedenen TPF-Einheiten, in manchen Fällen auch ausserhalb auf den Baustellen. Der Bereich kümmert sich um Vorgänge wie Wareneingänge, Warenkontrollen, Lagerhaltung, Bereitstellung für interne Kunden und andere Bestände. Er ist ein integraler Bestandteil der Lieferkettenstruktur der TPF und dient als Bindeglied zwischen den verschiedenen Geschäfts- und Verwaltungsbereichen.


 Die Finanzen und der Einkauf bei den TPF