Generalsekretariat

Die Abteilung
Das Generalsekretariat ist wie Finanzen und Einkauf, IT und Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit der Holding angeschlossen. Es besteht aus mehreren Diensten und arbeitet mit allen anderen Abteilungen der Gruppe eng zusammen.

Was ist ein Generalsekretariat?

In einem Generalsekretariat sind alle innerhalb eines Unternehmens oder innerhalb aller Gesellschaften eines Konzerns erforderlichen Dienste gebündelt. Es übernimmt operative wie strategische Aufgaben.

Das Team des Generalsekretariats 

Im Generalsekretariat der TPF sind 26 Personen beschäftigt. Die Abteilung umfasst fünf Dienste : Human Resources (HR), Qualität, Risiken und Sicherheit, Recht und Versicherungen, nachhaltige Entwicklung und Direktionssekretariat.
 
Abteilungsleiter | Generalsekretär
Der Abteilungsleiter ist gleichzeitig Generalsekretär, Mitglied der Geschäftsführung der Gruppe und Verwalter der Tochtergesellschaften im Verwaltungsrat der Freiburgischen Verkehrsbetriebe (TPF).
Human Resources
Human Resources (HR) ist der grösste Dienst des Generalsekretariats. HR begleitet Mitarbeitende über ihren gesamten Lebenszyklus von der Rekrutierung, über die Integration innerhalb des Unternehmens, die Betreuung der beruflichen Entwicklung (u. a. durch Grund- und Fachschulungen) bis hin zum Austritt aus dem Unternehmen. Das Team teilt sich auf folgende beide Hauptbereiche auf : HR-Verwaltung und HR-Berater.
 
  • Die HR-Verwaltung unterstützt die HR-Berater beim administrativen Teil der Rekrutierung und der Aufnahme neuer Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit den einzelnen Diensten und Abteilungen. Sie übernimmt zahlreiche administrative Aufgaben innerhalb des Lebenszyklus eines Mitarbeitenden (Verträge, Versetzungen, Beförderungen, Mutationen). Sie sammelt sämtliche Personaldaten im Human Resources Informatiksystem (HRIS). Sie übernimmt die gesamte Lohnabwicklung (einschliesslich Sozialversicherungen und Pensionskasse) und den Teuerungsausgleich für Pensionierte. Darüber hinaus organisiert sie soziale Unternehmensveranstaltungen (Weihnachten für Kinder und Jubilare).
 
  • In den Zuständigkeitsbereich des HR-Berater fallen hingegen die Rekrutierung, Schulungen sowie die Beratung und Betreuung von Mitarbeitenden. Der HR-Berater berät zu komplexen Fragestellungen, die ein grosses Mass an Empathie erfordern (u. a. Betreuung bei Krankheit und Unfall). Er steht in schwierigen Situationen, sowohl auf Mitarbeiterseite als auch hinsichtlich der Betreuung, als Ansprechpartner zur Verfügung. Er rekrutiert künftige Ressourcen des Unternehmens : In den letzten Jahren ist die Anzahl der Mitarbeitenden der TPF signifikant gestiegen. Schulungen sind ein weiterer wichtiger Bereich, für den HR zuständig ist : Die TPF bieten zahlreiche (Grund- und Fach-) Schulungen an, die darauf abzielen, die berufliche Perspektive der Mitarbeitenden zu verbessern und ihr Kompetenzniveau an neue Anforderungen anzupassen. HR setzt alles daran, die TPF zu einem attraktiven Arbeitgeber zu machen, wobei menschliche Beziehungen ein zentrales Anliegen sind.
Qualität, Risiken und Sicherheit
Die Beauftragten für Qualität, Risiken und Sicherheit erfüllen verschiedene Aufgaben. Sie fördern aktiv die Sicherheit durch Präventionskampagnen für Mitarbeitende wie Kunden der TPF. Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeitende, die Bedenken im Hinblick auf die Arbeitssicherheit haben. Sie pflegen enge Kontakte zu Sozialarbeitern, um Gefahrensituationen im öffentlichen Raum abzuwenden. Sie führen regelmässig Audits durch und stellen die Videoüberwachung sicher. Sie koordinieren das Engagement von Securitas-Sicherheitskräften und unterstützen bei Unfällen und Gewalt aktiv der Polizei. Sie stellen entsprechend gesetzlicher Grundlagen die Loyalität und Einhaltung der ASA-Richtlinien durch das Unternehmen sicher (Beizug von Arbeitsärzten und anderen Spezialisten der Arbeitssicherheit). Sie setzen Prozesse zur Qualitätssicherung um. In diesem Zusammenhang arbeiten sie Indikatoren heraus, die es dem Unternehmen ermöglichen, sich zu verbessern. So werden, neben weiteren, Servicequalität, Informationen für Reisende, Sauberkeit in den Fahrzeugen und Zustand der Infrastruktur erfasst. Ein weiterer Aufgabenbereich ist die Risikoanalyse des Unternehmens, die regelmässig mit allen Abteilungen durchgeführt wird. Auf dieser Grundlage werden geeignete Massnahmen umgesetzt und regelmässig beurteilt.
Recht und Versicherungen
 
  • Rechtsberater : der Rechtsberater stellt sicher, dass sich sämtliche Aktivitäten des Unternehmens innerhalb des rechtlichen Rahmens bewegen. Er berät und begleitet interne Dienste und ist Ansprechpartner bei rechtlichen Fragestellungen. Ein wichtiger Teil seiner Arbeit ist das Aufsetzen und Prüfen von Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten. Darüber hinaus stellt er sicher, dass öffentliche Ausschreibungsverfahren ordnungsgemäss abgewickelt werden.
  • Versicherungsbeauftragter: der Versicherungsbeauftragte ist für sämtliche Versicherungspolicen und Schadensfälle zuständig (Verkehrsunfälle, Elementarschäden, Vandalismus usw.) und die Schnittstelle zu Versicherungsgesellschaften. Er steht Mitarbeitenden, die Opfer von Gewalt geworden sind, unterstützend zur Seite, und betreut (straf- oder zivilrechtliche) Gerichtsverfahren mit Unterstützung des Rechtsberaters.
Nachhaltige Entwicklung
Der Beauftragte für nachhaltige Entwicklung begleitet verschiedene Projekte mit dem Ziel, den Umwelteinfluss der Aktivitäten des Unternehmens zu reduzieren. Zahlreiche Projekte befassen sich mit der Erzeugung von Energie aus erneuerbaren Quellen (Nutzung kleiner Photovoltaikzentralen) und Energieeffizienz – ganz gleich, ob es sich dabei um ein Anliegen des Konzerns oder eine gesetzliche Verpflichtung handelt. Einige Projekte zielen zudem auf eine Reduktion des Energieverbrauchs von Gebäuden (Ersetzen von Ausstattungen und Optimieren bestehender Anlagen) und Fahrzeugen ab. Der Beauftragte für nachhaltige Entwicklung kümmert sich auch um die Abwicklung der Entsorgung der im Unternehmen anfallenden oder durch Kunden der TPF zurückgelassenen Abfälle und versucht durch verschiedene Massnahmen die Abfallmenge zu reduzieren und ihre Verwertung zu optimieren. Er betreut darüber hinaus Projekte zur Einführung eines Mobilitätsplans für das Personal der TPF oder zum Erhalt von Zertifizierungen, z. B. zur Anerkennung eines nachhaltigen und ökologischen Viertels.
Direktionssekretariat
Das Direktionssekretariat ist die Schnittstelle zwischen den einzelnen Diensten und Abteilungen des Unternehmens. Es übernimmt vor allem administrative Aufgaben (Korrespondenz, Organisation von Sitzungen usw.), die Verteilung der Post sowie die Archivierung. Es betreut zudem die Agenda des Generaldirektors und der Geschäftsführung und unterstützt den Abteilungsleiter bei seinen täglichen Aufgaben.


 Das Generalsekretariat bei den Freiburgischen Verkehrsbetrieben (TPF)