Secrétariat général

Le département
Le Secrétariat général est rattaché à la Holding, tout comme les Finances et Achats, l'Informatique, la Communication et les relations publiques. Il comporte plusieurs services et collabore étroitement avec tous les autres départements du groupe.

Un secrétariat général, c'est quoi?

Un secrétariat général est un ensemble de services utiles et nécessaires à toute une entreprise ou à toutes les sociétés d'un groupe. Il traite des thématiques opérationnelles et stratégiques.

L'équipe du département Secrétariat général

Le département Secrétariat général des TPF est composé de 26 personnes. Le département comporte cinq services : Ressources humaines (RH), Qualité, risques, sécurité et sûreté, Juridique et assurances, Développement durable et Secrétariat de direction.
 
Responsable de département | Secrétaire général
Le Responsable de département est à la fois Secrétaire général, membre de direction du groupe et administrateur des sociétés filles dans le cadre du Conseil d'administration des Transports publics fribourgeois (TPF).
Ressources humaines
Les Ressources humaines (RH) représentent le plus grand service au sein du Secrétariat général : les RH font partie intégrante du cycle de vie du collaborateur. Ce sont elles qui gèrent son recrutement, son intégration dans l'entreprise, le suivi de son évolution et de son développement professionnel (formations basiques et spécifiques, entre autres), ainsi que son départ. Deux secteurs principaux composent cette équipe : l'Administration et le Conseil RH.
 
  • L'Administration RH assiste les Conseillers RH pour la partie administrative du recrutement et l'accueil des nouveaux collaborateurs en collaboration avec les différents services et départements. Elle traite notamment des nombreuses tâches liées à la vie administrative des collaborateurs (contrats, transferts, promotions, mutations). Elle intègre l'ensemble des données relatives au personnel dans le système informatique des Ressources humaines (SIRH). Elle est en charge du traitement intégral des salaires (y compris assurances sociales et caisse de pension) et du renchérissement des pensionnés. Elle organise les manifestations sociales de l'entreprise (Noël des enfants et jubilaires).
 
  • Le Conseil RH regroupe quant à lui le recrutement, la formation et le conseil aux collaborateurs et à l'encadrement. Le Conseiller RH traite de questions complexes qui demandent beaucoup d'empathie (suivis maladies et accidents, entre autres). C'est le répondant en cas de situations difficiles, tant au niveau des collaborateurs que de l'encadrement. Il recrute les futures ressources du groupe : ces dernières années, les TPF ont vu le nombre de leurs collaborateurs augmenter de manière significative. La formation est un autre domaine essentiel des RH : les TPF proposent de multiples cours (basiques et spécifiques) destinés à améliorer la vie professionnelle du collaborateur et à adapter le niveau de compétences des collaborateurs avec les nouvelles exigences. Les RH mettent tout en oeuvre pour faire des TPF un employeur attractif et il leur tient à coeur de mettre les relations humaines au centre de leurs préoccupations.
Qualité, risques, sécurité et sûreté
Les Chargés qualité, risques, sécurité et sûreté occupent différentes fonctions. Ils font la promotion active de la sécurité et sont à l'origine de nombreuses campagnes de prévention, tant pour les collaborateurs que pour les clients des TPF. Ils sont les répondants lorsqu'un collaborateur a un doute lié à la sécurité du travail. Ils nouent également des contacts très étroits avec les travailleurs sociaux, notamment dans le but de désamorcer certaines situations lorsque la sécurité du périmètre public est menacée. Ils réalisent régulièrement des audits et sont les garants de la vidéo surveillance. Ils gèrent l'engagement des Sécuritas et aident activement la Police en cas d'accidents ou d'agressions. Ils sont au bénéfice de plusieurs bases légales pour garantir la loyauté de l'entreprise et le respect des directives de la MSST (appel à des médecins et autres spécialistes de la sécurité au travail). Ils mettent sur pied plusieurs processus liés à la qualité. Ils s'occupent entre autres de faire ressortir des indicateurs qui permettent à l'entreprise de s'améliorer. Parmi ceux-ci, on recense notamment la qualité des services, l'information voyageurs, la propreté dans les véhicules, les infrastructures, et bien d'autres encore. Une de leurs autres missions consiste en l'analyse des risques de l'entreprise. Celle-ci est régulièrement effectuée avec tous les départements. Sur cette base, des mesures adéquates sont mises en place et régulièrement évaluées.
Juridique et assurances
 
  • Conseiller juridique : le Conseiller juridique est le garant du respect et de la conformité légale des activités de l'entreprise. Il conseille et accompagne les services internes et est le répondant pour toutes les questions juridiques. Une partie importante de ses tâches consiste en l'élaboration et la révision des contrats et autres documents juridiques, ainsi qu'à s'assurer du respect des procédures de marché public.
     
  • Chargé assurances : le Chargé assurances assure la gestion des polices d'assurances et des sinistres (accidents de la circulation, dommages naturels, vandalismes etc.) et fait le lien avec les assurances. Il soutient également les collaborateurs victimes d'agressions et suit les affaires judiciaires (pénales et civiles) avec le concours du Conseiller juridique.
Développement durable
Le Chargé développement durable va accompagner différents projets afin de réduire l'impact environnemental des activités de l'entreprise. De nombreux projets sont liés à la production d'énergie de source renouvelable (mise en place de petites centrales photovoltaïques) et à l'efficacité énergétique, qu'il s'agisse d'une volonté de la part du groupe ou d'une obligation légale. Ces projets concernent aussi bien la réduction de consommation d'énergie des bâtiments (remplacements de certains équipements et optimisation des installations en place), que celle des véhicules. Le Chargé du développement durable s'occupe aussi du suivi de l'élimination des déchets produits dans l'entreprise ou laissés par les clients des TPF et met en place différentes mesures pour réduire la quantité de ces déchets et optimiser leur valorisation. Il gère aussi des projets qui ont trait à la mise en place d'un plan de mobilité pour le personnel des TPF ou à l'obtention de certifications, par exemple la reconnaissance d'un quartier durable et écoresponsable.
Secrétariat de direction
Le Secrétariat de direction fait le liant entre tous les services et départements de l'entreprise. Il gère principalement des tâches administratives (correspondance, organisation de séances, etc.), la distribution du courrier ou encore l'archivage. Il assure également la gestion de l'agenda du Directeur général et des directions et il apporte un précieux soutien au chef de département dans ses tâches quotidiennes.


 Le Secrétariat général au sein des TPF